Wat is een CRM-systeem en hoe werkt het?

Wat is een CRM-systeem?

Dankzij een CRM-systeem kun jij het overzicht behouden van alles wat te maken heeft met jouw (potentiële) klanten. En met alles, bedoelen we ook echt alles. Van het eerste contactmoment tot de deal is gesloten, een CRM-systeem verzamelt alles overzichtelijk op één locatie. Hierdoor kunnen bedrijven de relatie met klanten eenvoudig beheren en voor verdere groei van hun bedrijf zorgen.

Informatie die verzameld wordt zijn onder andere alle vragen, serviceaanvragen, voorkeuren, telefoongesprekken, e-mails en contactmomenten uit het verleden tot 7 jaar terug. Daarnaast kunnen er extra opmerkingen en volgende stappen door je sales team worden toegevoegd. Zo loop je geen enkele kans mis om een deal zo soepel mogelijk te laten verlopen en te sluiten.

>> Lees ook: Welke CMS-systemen zijn er en welke passen bij jou?

Hoe werkt een CRM-systeem?

Hoe een CRM-systeem werkt is afhankelijk van degene die je gebruikt. Over het algemeen bevat een CRM-systeem doorgaans de volgende functies:

Contactbeheer: alle informatie over (potentiële) klanten is beschikbaar op één centrale plek toegankelijk en bij te werken.
Lead beheer: medewerkers kunnen overzichtelijk zien welke activiteiten, targets en taken er op de planning staan.
Salesprognoses: met deze functie krijgt de salesafdeling meer inzicht in de pipeline waardoor leads beter te kwalificeren zijn.
E-mailtracking en -integratie met Outlook en Gmail: hiermee kunnen agenda’s en contacten op elk apparaat worden bekeken en e-mails vanuit één workflow worden gemaakt en beheerd.
Chatberichten tussen werknemers: met chatfuncties kunnen collega’s gemakkelijk vragen aan elkaar stellen en deze beantwoorden.
Analytics op basis van dashboards: alle verzamelde informatie wordt vertoond in dashboardweergaves die naar wens kunnen worden gepersonaliseerd.
Bestanden en content delen: collega’s kunnen informatie in één centrale locatie uploaden en met elkaar delen.

Waarom een CRM-systeem?

Een CRM-systeem biedt bedrijven de mogelijkheid om relaties met (potentiële) klanten op te bouwen en te versterken. Je kunt klanten beter leren kennen en steeds persoonlijker benaderen. Wanneer je bijvoorbeeld een naam en telefoonnummer hebt kun je herinneringen voor afspraken sturen per sms. Of denk eens aan persoonlijke e-mails met kortingen wanneer je een naam en mailadres hebt.

Over het algemeen helpt een CRM-systeem je salesactiviteiten te stroomlijnen en overzichtelijk te houden. Hierbij kan je direct alle benodigde informatie op één overzichtelijke locatie vinden en daarmee de contactmomenten te personaliseren.

De voordelen van het werken met een CRM

Het gebruik van een CRM-systeem biedt vele voordelen voor jouw bedrijf. We bespreken de belangrijkste hieronder:

Een helder beeld van relaties: de relaties tussen (potentiële) klanten en jouw bedrijf zijn te zien in één overzicht. Hierdoor heb je geen aparte systemen of extra herinneringen nodig om bijvoorbeeld een klant terug te bellen.
Een beter inzicht in sales: hoe meer informatie je verzamelt over (potentiële) klanten en hun verwachtingen, hoe beter je kan sturen op targets. Dit geeft ook inzicht in mogelijk toekomstige verkopen en marketingactiviteiten. Sommige CRM-systemen maken zelfs gebruik van ‘forecasting’ waardoor ze de potentiële omzet kunnen berekenen.
Tijdsbesparing: met enkele klikken is alle informatie over (potentiële) klanten te vinden. Dit bespaart veel zoekwerk en tijd.
Betere samenwerking: medewerkers uit het gehele bedrijf zijn in staat om met elkaar samen te werken dankzij een CRM-systeem. Zo kan het zijn dat een marketingcampagne een lead oplevert die vervolgens wordt opgepakt door je sales team. Een verkoper kan dan een gericht gesprek voeren met die lead.
Grotere klanttevredenheid: doordat klantinteracties door al je medewerkers in te zien zijn, kunnen problemen en klachten sneller afgehandeld worden. Zelf kun je vaak precies instellen wie er bij deze data kan. Dit is enorm fijn voor een klant, omdat deze maar één keer de klacht hoeft uit te leggen.
Hogere ROI voor marketing: marketingactiviteiten en -campagnes kunnen goed worden gevolgd. Hierdoor kun je snel zien wat wel of juist niet werkt bij bepaalde klanten. Het budget voor marketing kan op deze manier beter worden besteed.
Mogelijkheden voor cross- en upselling: de aankooppatronen, wensen en voorkeuren van klanten worden dankzij een CRM-systeem goed in kaart gebracht. Hierdoor verschijnen er cross- en upsellmogelijkheden.

De verschillende soorten: Dekstop, Server of Cloud

Wil je een CRM-systeem implementeren binnen jouw bedrijf? Denk dan eerst goed na over het soort systeem dat je wilt, voordat je de verschillende aanbieders gaat vergelijken. Er zijn namelijk drie soorten systemen die belangrijk zijn:

Desktop: deze systemen worden op één computer uitgevoerd en zijn geschikt voor slechts één gebruiker. Dit systeem biedt echter alleen simpele functionaliteiten voor het beheer van klantcontacten.
Server: dit systeem is een centrale database op een server welke vaak door een bedrijf zelf wordt gehost. Vanaf geïnstalleerde software op de pc of laptop van gebruikers is dit systeem toegankelijk.
Cloud: deze systemen worden online geleverd en gehost door een externe partij. Elk verbonden apparaat kan vanaf iedere locatie bij de systemen.

HubSpot als CRM

Bij Webiteers werken wij met het CRM van HubSpot. Dit is een cloudsysteem met geavanceerde marketing-, sales- en servicetechnologie dat jouw bedrijf helpt met groeien. Het systeem biedt een overzicht van alle data en optimaliseert en rapporteert vanuit één centrale omgeving.

Het CRM van Hubpot kan uitgebreid worden door verschillende Hubs. Je kunt voor één specifieke Hub kiezen of verschillende met elkaar combineren. Zo zijn er specifieke Hubs gericht op marketing, sales, service, operations en content. De keuze voor welke Hub geschikt is voor jou, ligt aan de specifieke uitdagingen binnen jouw bedrijf en het aantal contacten in jouw database.

Het juiste CRM met behulp van Webiteers

Denk je erover na om gebruik te maken van het HubSpot CRM-systeem? Onze experts helpen je graag om het optimaal in te zetten voor jouw bedrijf. Samen kijken we naar welke Hubs jij nodig hebt en helpen we je met de onboarding. Neem gerust contact met ons op.